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檔案應用申請說明

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更新:2019-04-21

發佈:2015-01-13

2947

詳細內容

開放應用時間:星期一至星期五上午9:00至11:30及下午2:00至5:00,例假日及國定假日不對外開放。
開放應用場所:本局檔案閱覽區(地址:桃園市桃園區縣府路1號8樓秘書室內)。  

檔案閱覽申請作業程序
壹、相關法令 桃園市政府觀光旅遊局(以下簡稱本局)為辦理檔案法、政府資訊公開法及行政程序法第46條有關檔案應用、政府資訊提供及卷宗抄錄閱覽規定事項,特訂定本須知。
貳、檔案應用申請
一、本局於秘書室設置檔案閱覽區,供民眾現場閱覽檔案資料之用,並指定一專責管理人員,負責下列事項:
(一)紀錄及保管「民眾閱覽檔案登記簿」。
(二)提供現場閱覽所需之複印服務事項。
(三)核計相關費用事項。
二、申請閱覽、抄錄或複製本所檔案,應事先填具「檔案應用申請書」向本局申請,未以書面申請者,受理單位應告知其應以書面申請。(本項申請閱覽流程如流程圖)申請方式如下:
(一)申請書送達方式以親自持送或以郵寄通訊為之。
(二)申請人委託代理人申請閱覽本所檔案資料者,代理人應提出委託書。
三、自製書面申請者,其書面應載明下列事項:
(一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住所。
(二)有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委託書;如係法定代理者,應敘明其關係。
(三)申請項目。
(四)檔案名稱或內容要旨。
(五)檔號或收發文字號。
(六)申請目的。
(七)申請日期。
(八)檔案應用,以提供複製品為原則;有使用原件之必要者,應載明其事由。 參、申請審核及回覆 一、申請文件應送經本局總收文登錄後,依業務相關性分文予各科室(以下統稱「承辦單位」)辦理。 二、受理單位受理申請後應審查是否合於檔案法第17、18條之規定。如依法令不得提供閱覽或應依其他法令申請閱覽如下列情形者,通知其審核結果。如有補正資料者,應以書面載明理由通知申請人。 (一)申請閱覽之檔案屬行政決定前之擬稿或其他準備作業文件。
(二)申請閱覽之檔案涉及國防、軍事、外交及一般公務機密,依法規規定有保密之必要者。
(三)申請閱覽之檔案涉及個人隱私、職業秘密、營業秘密、依法規規定有保密之必要者。
(四)申請閱覽之檔案有侵害第三人權利之虞者。
(五)申請閱覽之檔案有嚴重妨礙有關社會治安,公共安全或其他公共利益之職務正常進行之虞者。 (六)申請閱覽之檔案屬依法令或契約有保密之義務者。但申請閱覽之檔案內容,部分含有前項各款限制提供事項者,應僅就其他部分提供之。
三、請案經審查符合規定要件後,承辦單位應提出可供閱覽之相關檔案資料清單或文件影本(含電子影像列印本),簽會秘書室後,陳請核示。
四、受理閱覽之申請應儘速辦理,最遲應自受理申請書之日起三十日內,以書面通知申請人審核結果。如有補正資料,自申請人補正之日起算。
五、經核准閱覽者,受理單位(本局)應於核准通知書中載明閱覽之時間、地點及應注意事項,通知申請人。
六、申請人至本局閱覽時,受理單位業務承辦人員應收驗其核准通知書及身分證明文件或委託書;如為機關團體應由管理人或代理人為之。
申請書經核准者,承辦單位承辦人員就可供閱覽之相關檔案資料部分,依其所屬之管理單位,按檔案法令及本局有關調閱程序等規定辦理調卷,並負檔案資料保管責任,直至返還管理單位為止。
肆、閱覽、抄錄或複製檔案
一、申請人至本局指定處所閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示審核通知書並將身分證明文件交由業務單位承辦人員收取影印存檔,始得進入檔案閱覽處所。
二、受理單位業務承辦人員應陪同並指導及監督申請人閱覽、抄錄、複製或攝影檔案,如有飲食、吸煙、破壞環境整潔或妨害安寧等情事,應予勸告制止,經勸告制止仍不聽從者,應終止其閱覽,並記錄之。
三、受理單位業務承辦人員應告知申請人,抄寫檔案時不得使用墨汁或墨水。
四、申請人於閱覽、抄錄、複製或攝影檔案如有下列情事之一,受理單位業務承辦人員應立即予以制止,告知其不得繼續閱覽、抄錄、複製或攝影檔案後,終止其閱覽、抄錄、複製或攝影檔案行為,並記錄之。涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
(一)無故將檔案資料攜出閱覽處所。
(二)有添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他損壞檔案之行為者。
(三)有拆散以裝訂完成之檔案。
(四)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
伍、用畢還卷
一、申請閱覽、抄錄、複製或攝影機關檔案每兩小時計費一次,不足二小時,以二小時計;並得準用檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準收取相關費用。如另需提供郵寄服務者,郵遞費用以實支數額計算,每次並加收處理費用新台幣伍拾元。
二、光碟、微縮片等特殊檔案,其申請閱覽程序亦同。
三、申請人閱覽完畢並繳交相關費用後管理人員,閱覽民眾及承辦業務承辦人員三方應同時於閱覽紀錄簿上簽名外,應將檔案原件交還業務承辦人點收並領回身分證明文件,承辦單位承辦人員應負責返還所調閱之各項檔案資料。
四、申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用檔案完畢者,承辦人應先於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱。

檔案閱覽抄錄複製收費標準
中華民國90年12月12日檔案管理局檔秘字第0002054-7號令發布
中華民國93年6月16日檔案管理局檔應字第09300046581號令修正
中華民國102年2月6日檔案管理局檔應字第10200125343號令修正
第一條 本標準依檔案法第二十一條及規費法第十條規定訂定之。
第二條 申請閱覽、抄錄或複製檔案經核准者,除其他法令另有規定外,依本標準之規定收費。
第三條 閱覽、抄錄機關檔案,每二小時收取新臺幣二十元;不足二小時,以二小時計算。閱覽、抄錄國家檔案,免收費。
第四條 複製檔案,依所附檔案複製收費標準表收費。
第五條 複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算,每次並加收處理費新臺幣五十元。
第五條之一 檔案申請人為二二八事件,或戒嚴時期因觸犯內亂罪、外患罪、懲治叛亂條例或戡亂時期檢肅匪諜條例遭偵查、追訴、通緝或執行之人,檔案中央主管機關提供與其本人所涉案件相關之國家檔案,同一檔案免收一次費用,不適用第四條、第五條之收費規定。複製方式以紙張黑白列印或電子儲存媒體擇一交付。前項申請人本人死亡或失蹤時,由其配偶或依民法第一千一百三十八條各款規定之親屬申請者,每人均準用同一檔案免收一次費用之規定。申請人依前二項規定,已於中華民國一百年七月十四日起至本條文修正施行前付費複製檔案者,得檢具該繳費收據或複製檔案申請退費。
第六條 本標準所定之規費,其收取應依預算程序辦理。
第七條 本標準自發布日施行。

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